7 April 2022
Als het gaat om productiviteit zijn er grofweg drie zaken funest: gebrek aan planning, overzicht en prioriteiten. In dit artikel leert Björn Deusings je hoe je deze zaken onder de knie krijgt. Als coach in timemanagement en schrijver van het boek ‘Elke dag om 15 uur klaar’ weet hij dat namelijk als geen ander!
- Werk vanuit één timemanagementsysteem
Leg al je taken, afspraken en verantwoordelijkheden vast in één agenda en takenmanager. Zo kun je er doelbewust mee aan de slag. Zorg ervoor dat je in een oogopslag kunt zien wat er per dag én per week precies op de planning staat.
Afspraken, reistijden en overige tijdsgebonden klussen, evenals taken waarmee je langer dan een half uur bezig zult zijn, plan je in je agenda. Taken die je binnen een half uur uit kunt voeren zet je in je takenmanager.
- Weet waar werk binnenkomt
Dagelijks komen er nieuwe verzoeken, taken en afspraken binnen, waarover je beslissingen dient te nemen. Wees je bewust van waar deze informatie binnenkomt en minimaliseer deze plekken. Zo creëer je overzicht. Bovendien geldt: hoe minder verzamelplekken, des te minder tijd (en moeite) het verwerken kost.
- Loop regelmatig je systeem en verzamelplekken na
Om zo productief mogelijk te kunnen zijn dien je op de hoogte te blijven van veranderingen in je planning, taken en afspraken. Zo kun je namelijk de juiste prioriteiten blijven stellen en kom je niet onverhoopt in tijdsnood.
Plan dagelijks een vast moment in om je verzamelplekken, takenlijst en agenda te checken en te prioriteren. Wekelijks plan je een moment in om je systeem en verzamelplekken op te schonen. Zo kun je de nieuwe week weer fris beginnen.
- Deel intimiderende werkzaamheden op in stukken
Al zijn je planning, overzicht en prioriteiten op orde; al je werkzaamheden daadwerkelijk volgens die planning uitvoeren kan nog weleens overweldigend zijn. Deel grote klussen, taken of opdrachten op in behapbare stukken.
Doe dit volgens het principe van een ‘mini-scrum’: denk na over het resultaat dat je ermee wilt bereiken, welke stappen je daarvoor moet zetten en wat dit qua tijd van je vergt.