Jeroen Kunst werkt als online marketingexpert voor Vertaalbureau Perfect in Enschede. Samen met oprichter Sam van Gentevoort organiseerde hij een werkvakantie naar de Algarve. Een geslaagd experiment, zo blijkt uit dit gesprek.

Met een luxe vakantievilla als basis vierden negen collega’s eerst een weekendje vakantie. De maandag daarop was het menens: aan het werk! Maar in plaats van in het druilerige Nederland, zat de helft van het vertaalbureau op locatie in het zonnige Portugal. Ik sprak met Jeroen over het tot stand komen van dit idee en de uitvoering ervan.

Van wie kwam het initiatief om vanuit Portugal te werken?

Het initiatief kwam van Sam van Gentevoort, directeur van Vertaalbureau Perfect. Het begon als een lolletje tijdens de pauze. Het lolletje werd echter al snel een uitgewerkt concept.
Het idee was goed uit te voeren aangezien ons werksysteem geheel in de cloud beschikbaar is waardoor we vanuit elke locatie optimaal kunnen werken.

Wie betaalde voor de trip?

Het bedrijf betaalde voor het verblijf en een deel van de vliegtickets. De overige kosten werden eerlijk verdeeld onder de werknemers.

Welke technische uitdagingen ondervonden jullie door te werken op afstand?

Omdat we als praktisch elk bedrijf tegenwoordig afhankelijk zijn van internet, waren we benieuwd hoe snel de internetverbinding was op onze locatie in Portugal. We hadden van te voren geïnformeerd, maar het was toch spannend. Gelukkig was de internetverbinding op z’n minst gezegd goed.

Aangezien wij ook veel klantencontact hebben, voornamelijk telefonisch, waren we nogal sceptisch over de telefoonverbinding. Vanwege de grote afstand kunnen vertragingen optreden. Door echter gebruik te maken van Bria, een software waarmee je via internet kunt bellen op je laptop/macbook, leverde het geen problemen op.
De gehele week liep zeer voorspoedig en hebben geen problemen ervaren.

Gaan jullie dit experiment herhalen?

De trip naar Portugal was een groot succes. Niet alleen omdat ‘het experiment’ was geslaagd maar vooral omdat we als team hechter zijn geworden. Teambuilding is een discipline binnen bedrijven die naar mijn mening niet onderschat mag worden. Met de juiste synergie binnen een team kun je als bedrijf zijnde grote stappen maken. Door de trip naar Portugal is de synergie binnen ons team alleen maar sterker geworden.

Deden jullie al aan thuiswerken?

Ja, wij deden al aan Het Nieuwe Werken. Door dag in, dag uit op dezelfde werkplek te zitten kun je als werknemer in een sleur terecht komen. Naast het feit dat op kantoor niemand een vaste werkplek heeft, wordt er ook wel eens thuisgewerkt. Bij Vertaalbureau Perfect is dat geheel vrijblijvend; wil je een dag vanuit huis of vanuit een andere locatie werken, dan is dat in overleg vaak mogelijk.

Het is echter niet zo dat elke dag een x aantal werknemers thuiswerken. Ondanks vrijheid in werkplek/-tijden vinden wij de bedrijfscultuur namelijk wel belangrijk. Door nooit samen pauzes te houden, samen te lunchen en besprekingen te houden is het risico aanwezig dat die bedrijfscultuur verloren gaat en het bedrijf haar identiteit verliest.

Wat zou je ervan vinden als een collega vanuit het buitenland voor jullie ging werken?

In principe werken we al heel veel met “collega’s” die in het buitenland zitten. Ons vertaalbureau werkt namelijk, naast onze vaste in-house vertalers, samen met freelance vertalers over de gehele wereld. Deze vertalers werken dan wel op freelancebasis, maar door het vele contact beschouwen we hun als volwaardige collega’s.

Deze samenwerkingen gaan overigens uitstekend. Het overgrote deel werkt binnen Europa waardoor tijdzones niet ver uit elkaar liggen. Het overige deel van onze vertalers woont en werkt buiten Europa. Door grote verschillen in tijdzones kan het soms wat lastig communiceren zijn.

Wat zou je tegen managers willen zeggen die er tegenop zien om hun werknemers vanuit huis of –stel je voor!– vanuit het buitenland te laten werken?

Wees niet bang; Maak duidelijke afspraken en leg vervolgens de verantwoordelijkheid bij de werknemer neer. Behalve dat de werknemer niet fysiek aanwezig is op kantoor verandert er niets tot weinig. Overleg plegen kan prima met diensten als Skype, FaceTime, etc.
Door werknemers flebiliteit te geven, wordt de gunfactor groter wat de arbeidsproductiviteit bevordert. Althans, dat is de uitwerking die het thuiswerken op mij heeft.