Een medewerker die vanuit een strandhuis in Portugal of een appartement in Bali werkt, is voor de werkgever al lastiger te controleren dan iemand op kantoor. Voeg daar het gebruik van AI-tools aan toe, en het overzicht dat werkgevers ooit hadden over hoe werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd, verdwijnt bijna volledig. Deze combinatie van geografische afstand en laagdrempelige AI-toepassingen zorgt voor een nieuw type risico waar veel organisaties nog geen antwoord op hebben. Dit artikel bespreekt waarom AI-tools populair zijn onder medewerkers die vanuit het buitenland werken, welke risico’s dat met zich meebrengt en hoe werkgevers hier grip op houden.

Waarom AI-tools populair zijn onder werknemers die vanuit het buitenland werken

Medewerkers die op afstand werken, missen vaak de directe ondersteuning van collega’s die op kantoor gewoon even kunnen meekijken of meedenken. AI-tools vullen dat gat in de praktijk regelmatig op, doordat ze snel antwoord geven op vragen, teksten helpen opstellen of code helpen controleren zonder dat daarvoor een collega hoeft te worden gestoord.

Deze zelfstandigheid is precies waarom AI-tools zo aantrekkelijk zijn voor mensen die vanuit het buitenland werken, maar het is ook de reden waarom werkgevers hier weinig zicht op hebben. Een platform zoals Joingrasp.com richt zich op het zichtbaar maken van dit soort AI-gebruik binnen een organisatie, ongeacht waar een medewerker zich fysiek bevindt.

Zonder dit soort inzicht blijft het voor werkgevers gissen welke tools daadwerkelijk worden gebruikt door een team dat verspreid over verschillende landen en tijdzones werkt.

De extra risico’s van AI-gebruik buiten het kantoor

Werk vanuit het buitenland brengt vaak al eigen uitdagingen met zich mee op het gebied van beveiligde netwerken, aangezien medewerkers regelmatig gebruikmaken van openbare wifi of gedeelde werkplekken. Wanneer daar AI-tools met onduidelijke dataverwerking aan wordt toegevoegd, stapelen de risico’s zich op.

Bedrijfsgegevens die via een AI-tool worden ingevoerd, kunnen terechtkomen op servers in landen met een ander niveau van gegevensbescherming dan binnen de Europese Unie gebruikelijk is. Voor werkgevers die verantwoordelijk blijven voor de bescherming van klantgegevens, is dit een risico dat niet te negeren valt.

Daarnaast is het voor IT-afdelingen lastiger om afwijkend gedrag te signaleren wanneer een medewerker zich buiten het reguliere bedrijfsnetwerk bevindt, waardoor ongebruikelijke AI-activiteit langer onopgemerkt kan blijven dan op kantoor het geval zou zijn.

Wat werkgevers wettelijk moeten weten over AI-gebruik op afstand

Onder de EU AI Act blijven organisaties verantwoordelijk voor het beheer van AI-systemen die binnen hun bedrijfsvoering worden gebruikt, ook wanneer medewerkers zich buiten de Europese Unie bevinden. De locatie van de medewerker verandert niets aan de verplichting om risico’s te classificeren en documentatie bij te houden.

Dit betekent dat werkgevers niet kunnen volstaan met beleid dat alleen geldt voor kantoormedewerkers, maar dat zij hetzelfde niveau van overzicht moeten nastreven voor iedereen die namens de organisatie werkt, ongeacht de werklocatie.

Voor organisaties met internationaal verspreide teams is dit een extra reden om AI-governance niet afhankelijk te maken van fysieke aanwezigheid op kantoor, maar in te richten als een organisatiebreed proces.

Hoe werkgevers overzicht houden over een verspreid team

Overzicht houden begint met het inventariseren van welke AI-tools daadwerkelijk worden gebruikt door medewerkers, ongeacht waar zij zich bevinden. Deze inventarisatie moet net zo grondig zijn voor een medewerker die vanuit het buitenland werkt als voor iemand die dagelijks op kantoor aanwezig is.

Vervolgens is het belangrijk om duidelijke richtlijnen op te stellen over welke tools zijn toegestaan, met bijzondere aandacht voor de manier waarop gevoelige bedrijfsgegevens worden verwerkt wanneer een medewerker zich buiten de gebruikelijke bedrijfsomgeving bevindt.

Werkgevers die deze aanpak structureel toepassen, behouden controle over hun AI-risico’s ongeacht waar hun team zich fysiek bevindt, en voorkomen dat de vrijheid van werken op afstand ten koste gaat van de beheersing van bedrijfsgegevens.