Internationaal personeel aannemen? Dit moet je als werkgever weten

Je werkt zelf vanaf je laptop in Lissabon, op Bali of gewoon vanuit huis. Waarom zou je nieuwe collega’s dan alleen in Nederland zoeken? Een ontwikkelaar uit Polen of een marketeer in Spanje kan precies de collega zijn die je bedrijf nodig heeft. Toch komt er meer bij kijken dan een sollicitatiegesprek via Zoom. Je krijgt te maken met vergunningen, loonheffing en sociale zekerheid. En de regels verschillen per land. In deze blog lees je welke keuzes je als werkgever maakt en waar je op moet letten.

Kies eerst hoe je het werkgeverschap regelt

Voordat je een vacature uitzet, bepaal je wie het formele werkgeverschap draagt. Neem je iemand zelf in dienst, dan ligt de volledige loonadministratie bij jou. Laat je dat over aan een payroll- of uitzendpartij, let dan op het SNA-keurmerk. Bedrijven met dit keurmerk voldoen aan de NEN 4400-1 of NEN 4400-2 en staan in het register van de Stichting Normering Arbeid. Ze worden periodiek geïnspecteerd op de afdracht van loonheffingen en op de identiteitspapieren van hun personeel. Dat is geen overbodige luxe. Draagt de partij die heffingen niet af, dan kan de Belastingdienst jou als inlener aansprakelijk stellen.

Grofweg heb je drie routes. Je haalt iemand naar Nederland en neemt hem hier in dienst. Je laat een werknemer vanuit zijn eigen land voor je werken. De derde route loopt via een payrollpartij, die het werkgeverschap van je overneemt. Elke route brengt andere verplichtingen mee.

Komt je nieuwe werknemer uit de EU of van daarbuiten?

Werknemers uit de EU, de EER en Zwitserland mogen zonder vergunning in Nederland werken. Je hebt dan vooral een BSN nodig voor de loonadministratie. Voor werknemers van buiten deze landen ligt het anders. Blijft iemand langer dan drie maanden, dan vraag je meestal een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) aan bij de IND. Voor korter werk geldt in veel gevallen een tewerkstellingsvergunning van het UWV. Als werkgever doe jij die aanvraag, niet je nieuwe collega.

Daarnaast heb je een identificatieplicht. Je controleert het identiteitsbewijs van je medewerker en bewaart een kopie in je loonadministratie. Ontbreekt die kopie, dan moet je loonheffing inhouden tegen het hoge anoniementarief. Dat kost jou en je werknemer onnodig geld.

Wat regel je voor een werknemer die vanuit het buitenland werkt?

Neem je iemand aan die in zijn eigen land blijft wonen, dan gelden andere regels. In de regel valt een werknemer onder de sociale zekerheid van het land waar hij werkt. Binnen de EU laat de A1-verklaring zien onder welk stelsel iemand verzekerd is. Werkt je collega tijdelijk vanuit een ander EU-land, dan kan hij met zo’n verklaring in het Nederlandse stelsel blijven.

Ook de loonbelasting volgt vaak het werkland. Je moet je dan als werkgever in dat land registreren. Let daarnaast op het risico van een vaste inrichting. Werkt iemand langdurig vanuit een ander land en sluit hij daar contracten namens je bedrijf, dan kan dat land je bedrijf als belastingplichtig zien. Wil je die administratie niet zelf doen? Een payrollpartij of employer of record in dat land kan het werkgeverschap van je overnemen.

Wanneer heb je een erkenning als referent nodig?

Wil je hoogopgeleid personeel van buiten de EU naar Nederland halen, dan kom je uit bij de kennismigrantenregeling. Een verblijfsvergunning als kennismigrant kun je alleen aanvragen als je bedrijf bij de IND erkend referent is. Met die erkenning loopt de aanvraag sneller en lever je minder bewijsstukken aan. Wel heb je als referent verplichtingen. Je houdt een administratie bij en geeft wijzigingen op tijd door aan de IND.

Deze stappen zet je voordat je eerste internationale collega begint

Twijfel je waar je moet beginnen? Met deze vijf stappen zorg je dat je niets over het hoofd ziet:

• Bepaal wie het werkgeverschap draagt: je eigen bedrijf of een payrollpartij.
• Check of je nieuwe collega een vergunning nodig heeft.
• Zoek uit in welk land de sociale zekerheid en de loonheffing lopen.
• Zet de werkplek, de werktijden en het toepasselijke recht in het arbeidscontract.
• Maak afspraken over bereikbaarheid als jullie in verschillende tijdzones werken.

Internationaal personeel aannemen zonder verrassingen

Een internationaal team ligt ook voor een kleine online onderneming binnen bereik. De regels lijken ingewikkeld. Loop je ze stap voor stap door, dan valt het vaak mee. Begin bij de vraag wie het werkgeverschap draagt. Check daarna de vergunningen en regel de sociale zekerheid op tijd. Zo besteed je je tijd aan het werk zelf in plaats van aan correspondentie met de Belastingdienst. En je nieuwe collega draait vanaf de eerste werkdag mee, waar ter wereld hij ook zit.